Wil je je bedrijf laten groeien? Benut je kostbare tijd dan slim en effectief. Wanneer je al het werk alleen doet en je dagen tot op het randje gevuld zijn, dan heb je je groeiplafond bereikt. Dit is voor veel ondernemers dan ook een spannend moment, ga je mensen in dienst nemen of niet? Gelukkig is dit niet de enige optie. De huidige markt barst van de talentvolle, kundige ondernemers, die je kunt inzetten om een flexibel team in en rondom je bedrijf te creëren.
Welke taken besteed je uit en wat blijf je zelf doen
Om jouw bedrijf nóg succesvoller te maken, is het van belang dat jij je vooral bezighoudt met de werkzaamheden die geld in het laatje brengen. Het is heel tegenstrijdig, maar soms zijn de taken die het makkelijkst uit te besteden zijn, het lastigst om los te laten. Omdat we de controle erover willen houden of gewoon omdat we ze graag doen. Niets mis mee natuurlijk, toch is het essentieel om al je taken regelmatig kritisch onder de loep te nemen. Hoe pak je dat aan?
- Maak een overzicht van alle taken die jij per maand uitvoert en noteer hoeveel tijd je eraan besteedt.
- Welke van deze taken kun je absoluut niet uitbesteden? En stel jezelf dan nogmaals de vraag of jij echt de enige bent die deze taak kan uitvoeren.
- Welke taken die wél uit te besteden zijn, leveren jou veel tijdswinst op? Tijd die je kunt investeren in het bedrijf en je klanten.
- Hoeveel tijd ben je aan eenvoudige taken kwijt? Vermenigvuldig dit met je eigen uurtarief en misschien schrik je wel van wat een ‘klein klusje’ je werkelijk kost.
- Cluster taken zoveel mogelijk, verdeel ze in categorieën en onderzoek welke specialismen er nodig zijn om deze van je over te nemen.
- Doe onderzoek naar wat het kost om één of meerdere dienstverleners in te schakelen (en vergelijk dit met ‘jouw uurtarief x de tijd die je eraan besteed’)
Maak je bedrijfsstructuur inzichtelijk, met een organogram
Een organogram wordt gebruikt om de bedrijfsstructuur van de organisatie in kaart te brengen, inclusief de verschillende afdelingen en verantwoordelijkheden. Niet alleen voor bedrijven met een enorm personeelsbestand is een organogram functioneel, ook jij kunt hiermee je bedrijf en het team waarmee je werkt beter en slimmer managen. Categoriseer taken en onderdelen en maak onderscheid tussen operationele en strategische werkzaamheden. Kortom, wie werken er in je bedrijf en wie werken er aan je bedrijf?
De Online Marketing Expert werkt samen met jou áán je bedrijf, door je te begeleiden bij een effectieve online marketing funnel die zorgt voor meer leads en resultaat.
Hoe selecteer je de juiste personen voor jouw flexibele team?
Om te bouwen aan een team dat goed op jou (en elkaar) ingespeeld is, is het belangrijk van tevoren vast te stellen aan welke eigenschappen en competenties jouw er nodig zijn. Hier komt het categoriseren van taken uit de voorgaande alinea van pas. Wees wel realistisch, op zoek gaan naar ‘een schaap met vijf poten’ heeft zelden zin. Vind je al een alleskunner, dan betaal je waarschijnlijk de hoofdprijs. Beter kun je op zoek gaan naar de persoon die specialistisch is op het vakgebied dat voor jou prioriteit heeft. Hoe selecteer je de juiste persoon?
- Bekijk recensies, wat zeggen anderen over deze persoon of het bedrijf?
- ‘Durf te vragen’ in je (online) netwerk.
- Wat is je eerste indruk van iemand?
- Ontmoet elkaar persoonlijk, via Skype of in elk geval telefonisch.
- Zorg dat je voor het gesprek weet welke vragen je beantwoord wilt hebben.
- Laat een potentieel teamlid een persoonlijkheidstest doen zodat je meer inzicht krijg in drijfveren en karaktereigenschappen. Tip: https://www.16personalities.com/nl/persoonlijkheidstest
- Stel een profielschets met bijbehorende taken op, zodat de verwachtingen helder zijn.
- Vraag niet alleen naar het uurtarief van een potentieel teamlid, maar spreek ook een proefperiode af met elkaar.
Een kosten- en batenanalyse
Je besteedt randtaken uit zodat jij meer tijd overhoudt voor essentiële werkzaamheden, maar het resultaat moet natuurlijk wel opwegen tegen de kosten. Eenvoudige werkzaamheden laten uitvoeren door een specialist zal in verhouding erg duur zijn, dus sorteer taken ook op niveau. Minder gewichtige taken kun je ook laten uitvoeren door een ondernemer met kortere ervaring. Bedenk wel dat het normaal is dat iemand ‘inwerken’ in het begin wat meer tijd en energie zal kosten, maar wanneer je de juiste match hebt gevonden is het dat zeker dubbel en dwars waard. Om de solide basis waar je aan hebt gewerkt niet te verliezen, raad ik je aan om de bedrijfsstructuur, werkprocessen en stappenplannen uit te werken of hier video’s van te maken. Op die manier kan het werk gemakkelijk door iemand anders worden overgenomen.
Benut je vrijgekomen tijd effectief
Om het bouwen van een team in een flexibele schil te laten werken, raad ik je aan om van tevoren een duidelijk plan, met concrete doelstellingen te maken. Want hoe ga je jouw ‘extra vrijgekomen tijd’ benutten, zonder je opnieuw te laten verleiden door allerlei randtaken. Het doel is natuurlijk effectiever werken en groeien, dat lukt alleen als je doelgericht werkt om dit in versnelling te brengen. Start dus met bouwen áán je bedrijf. Moeilijk om de eerste stap te zetten? Kijk eens naar de mogelijkheden tot samenwerken met de Online Marketing Expert en wie weet ben ik wel jouw eerste bouwsteen voor je externe team.
